Посвідчення документів для суду. Підтвердження відповідності оригіналу чи «згідності» із ним?

03 жовтня 2017 року процесуальні кодекси були викладені в нових редакціях, в яких, зокрема, чітко сформульовані вимоги про посвідчення сторонами копій письмових доказів, а саме:

Учасник справи, який подає письмові докази в копіях (електронних копіях), повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу письмового доказу.

Учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який знаходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.

Наведені правила подання письмових доказів та посвідчення їх копій відтворені у ч. 5 ст. 95 ЦПК України, ч. 5 ст. 94 КАС України, ч. 5 ст. 91 ГПК України, в редакції Закону від 03жовтня 2017 року.

Проте між суддями поширилася практика залишати позовні заяви без руху у зв'язку із неправильним, на їх думку, посвідченням копій документів.

Неправильність посвідчення копій судді нормативно намагаються обґрунтувати посиланням на ДСТУ4163-2003 Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації вимоги до оформлення документів, якою у пункті 5.27 запропоновано формулу для посвідчення документів, яка має складатися зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23. Реквізит 23, відповідно до п. 4.1. ДСТУ 4163-2003, це підпис.

Національні стандарти та кодекси усталеної практики, відповідно до ч. 2 ст. 23 ЗУ "Про стандартизацію", застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов'язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Судді в ухвалах не вказують нормативно-правовий акт, яким встановлена обов'язковість ДСТУ 4163-2003.

Цей стандарт, відповідно до п. 1.1. ДСТУ 4163-2003, поширюється на організаційно-розпорядчі документи з різними носіями інформації (далі – документи), зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, договори); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі – юридична особа) незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Таким чином, преамбула ДСТУ 4163-2003 очевидно виключає обов'язковість вказаного стандарту для фізичних осіб та не поширюється на процесуальні документи.

Навіть якби фізична особа – позивач, звертаючись до суду з позовною заявою, спробувала дотриматися вимог ДСТУ 4163-2003 в частині посвідчення копій документів, то їй би це не вдалося.

Відмітку про засвідчення копії документа, відповідно до п. 5.27 ДСТУ 4163-2003, складають зі слів  "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють посвідчувальний напис нижче реквізиту 23.

Очевидно, що позивач чи будь-який інший учасник справи має лише процесуальний статус позивача, представника, відповідача, третьої особи тощо, а от посади бодай найнікчемнішої не має. Отже учасник процесу об'єктивно позбавлений можливости посвідчити копію документу відповідно до правил ДСТУ 4163-2003.

Крім того, п. 5.27 ДСТУ 4163-2003 вимагає посвідчувальний напис проставляти під реквізитом 23, тобто підписом. Але значна частина письмових доказів, які подаються до суду, можуть або взагалі не мати такого реквізиту або містити його на якомусь десятому аркуші.

Підсумки:

- вимоги ДСТУ 4163-2003 не поширюються на посвідчення копій документів учасниками судового процесу;

- правила ДСТУ 4163-2003 не є обов'язковими та застосовуються добровільно;

- посвідчити письмові докази у повній відповідності із вимогами ДСТУ 4163-2003 навіть добровільно неможливо через об'єктивні причини.

Схожої думки дотримується КАС Верховного Суду, який у постанові від 14 квітня 2020 року вказав, що національні стандарти та кодекси усталеної практики застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов'язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами. Суд вирішує справи на основі Конституції та законів, а стандарти не є нормативно-правовим актом та не є джерелом права.

Але найголовніше з вказаного судом в ухвалі від 14 квітня 2020 року, що вимоги до письмового доказу визначені статтею 94 Кодексу адміністративного судочинства України, порядок підтвердження відповідності копії письмового доказу оригіналу встановлені частиною п'ятою цієї статті.

Учасник справи, відповідно до ч. 5 ст. 94 КАС України, підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який знаходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.

Перше. Учасник справи посвідчує не всі письмові докази, на які він посилається, а лише ті, оригінали яких в нього є.

Друге. Учасник посвідчує відповідність копії оригіналу, а не згідність з оригіналом.

Третє. Посвідчення відповідності оригіналу здійснюється шляхом проставлення підпису та дати засвідчення. Закон не вимагає вчинення шаманських ритуалів та застосування формул на кшталт Давньоримських.

Для прикладу суддя Херсонського окружного адміністративного суду Морська Г.М. у справі 540/1134/20 за позовом фізичної особи до ГУ ПФУ у Херсонській області залишила без руху позовну заяву, зазначивши що частина документів, доданих до позовної заяви не посвідчена.

При цьому, суддя не просто вимагала від фізичної особи посвідчити копії документів за правилами Державного стандарту, а ще й назвала ДСТУ 4163-2003 нормативно-правовим документом, але посилання на закон, який зробив вказаний стандарт обов'язковим, звісно, не зазначила.

Суддя Лозівського міськрайонного суду Харківської області Смірнова Н.А. залишила без руху позовну заяву про розірвання шлюбу, зокрема, через недотримання позивачем вимог ДСТУ 4163-2003 щодо посвідчення копій документів.

При цьому, суддя наголосила на тому, що посвідчуючи копії документів доданих до позовної заяви, позивач не вказав назву посади. А яку назву має посада позивача у позові про розірвання шлюбу? Чоловік?

Наостанок лишилося вирішити що саме писати у посвідчувальному написі: копія відповідає оригіналу чи згідно з оригіналом?

Вважаю краще використовувати варіант «копія відповідає оригіналу» з кількох причин:

Перша. Фраза «копія відповідає оригіналу» звучить по-людські без надмірного канцеляризму.

Друге. Слово відповідність за словником має лише два значення: узгодженість або повна подібність. Слово згідність, відповідно до пояснень словника, є абстрактним до другого значення прикметника згідний, який сам має три значення. Тож напис з використанням слова відповідність має менше варіантів тлумачень та можливостей зрозуміти по-різному. В процесуальних питаннях краще обирати точні слова.

Третє. Коли маєш сумніви – тримайся ближче до закону. Норми процесуальних кодексів вимагають посвідчити відповідність оригіналу, тож найточнішим, в плані дотримання вимог закону, буде вказівка в посвідчувальному написі, що копія відповідає оригіналу.

Здається десь в індійських книгах було написано, що одним з джерел знань є авторитетне свідчення. Спеціально для прихильників індійської філософії на ютубі є відео в якому авторитетний мовознавець О. Авраменко відповідає на запитання: як правильно копія вірна чи згідно з оригіналом? Хотілося б наголосити, що Олександр Авраменко наводить два припустимих варіанти, але першим вказує саме варіант «копія відповідає оригіналу».

Новий ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»


адвокат Портянко Сергій
місто Кременчук